Politica CCTV

POLITICA
de prelucrare a datelor cu caracter personal
prin intermediul sistemului de supraveghere video

• Prezenta politică servește conștientizării și informării persoanelor vizate (angajați, pacienți, terțe persoane/vizitatori, etc.) în ceea ce privește prelucrarea propriilor date cu caracter personal prin intermediul sistemului de supraveghere video CCTV (Televiziune cu Circuit Închis) instalat la nivelul spațiilor/zonelor din Clinica de medicină integrativă cu același nume, administrată de compania QUANTICA 720 LIFETECH SRL.
• În concret, această politică stabileşte:

1. Un set unitar de obiective, principii și reguli care reglementează utilizarea sistemului de supraveghere video în următoarele scopuri:
   1. Asigurarea siguranței, securității și integrității persoanelor vizate și garantarea drepturilor acestora în baza și în spiritul Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE, de către QUANTICA 720 LIFETECH SRL în calitate de Operator de date cu caracter personal;
   2. Asigurarea securității, respectiv a pazei perimetrului, în conformitate cu legislația din domeniu coroborat cu interesele legitime ale QUANTICA 720 LIFETECH SRL;
2. Responsabilităţile privind administrarea şi exploatarea sistemelor de supraveghere prin mijloace video, precum şi cele privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestor activităţi.
   Politica CCTV descrie principiile, regulile și practicile urmate de către QUANTICA 720 LIFETECH SRL și de toate persoanele cu care aceasta interacționează în legătură cu administrarea și utilizarea sistemului de supraveghere video.
   Totodată, prezenta politică descrie măsurile organizatorice implementate de către Operator în scopul protejării datelor cu caracter personal, a vieţii private şi a altor drepturi fundamentale ale persoanelor fizice.

II. DOMENIUL DE APLICARE:

Politica se aplică cu privire la sau în legătură cu activitatea de supraveghere prin mijloace video. Politica se aplică, corespunzător competenţelor, de către:

1. conducerea companiei QUANTICA 720 LIFETECH SRL;
2. personalul cu atribuții în Fișa Postului privind urmărirea înregistrărilor din DVR/NVR-uri, după caz;
3. personalul care asigură mentenanţa sistemului de supraveghere;
4. alte persoane din cadrul companiei QUANTICA 720 LIFETECH SRL desemnate cu competențe de vizualizare a înregistrărilor din sistemul CCTV.   

III. CONDIŢII DE LEGITIMITATE

QUANTICA 720 LIFETECH SRL prelucrează date cu caracter personal prin intermediul sistemelor CCTV instalate în aceste fabrici, respectând prevederile legale din domeniu.

1. Referinţe normative:
   1. Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE;
   2. Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE;
   3. Legea nr. 333 din 8 iulie 2003 privind Paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare împreună cu Normelor Metodologice de aplicare a Legii nr. 333/2003;
   4. Decizia Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (în continuare, ANSPDCP) nr. 174/2018 privind lista operațiunilor pentru care este obligatorie realizarea evaluării impactului asupra protecției datelor cu caracter personal (Art. 1, lit. c)
   5. Instrucţiunile Autorităţii Europene de Protecţie a Datelor Personale privind supravegherea video, publicate 17 martie 2010, Bruxelles.
2. Utilizarea sistemului video:
   1. Utilizarea sistemului CCTV la nivelul Clinicii de medicină integrativă este necesară nu numai pentru buna administrare și funcționare a Operatorului (QUANTICA 720 LIFETECH SRL), ci în special în vederea controlului de securitate şi pază, descris în secţiunea V, punctul 1, de mai jos.
   2. Este important de menționat că dezvoltarea Operatorului se întemeiază pe intenția conducerii QUANTICA 720 LIFETECH SRL de a stabili cu claritate măsura în care strategiile și direcțiile concrete de acțiune ale acestuia sunt respectate și, totodată, asigurarea integrității și securității persoanelor vizate și a spațiilor de desfășurare a activităților specifice.
   3. Sistemul CCTV instalat la nivelul Clinicii de medicină integrativă contribuie la atingerea acestor obiective.
3. Transparenţă:
   1. Fiecare dintre angajații Clinicii de medicină integrativă QUANTICA 720 LIFETECH cunoaște existența sistemului CCTV instalat la nivelul acestei clinicii (sunt   supravegheate căile de acces în Clinică și Recepția), și a fost informat cu privire la acestea de-a lungul întregii desfășurări a relațiilor de muncă.
   2. De asemenea, fiecare pacient/vizitator/terță persoană (colaboratori, furnizori de servicii, reprezentanți ai partenerilor contractuali, etc.) aflată în incinta Clinicii de medicină integrativă are dreptul fundamental de a cunoaște modalitatea prin care sistemul CCTV respectiv funcționează și scopurile în care acesta este utilizat cu privire la persoana sa.
   3. În cazul în care datele colectate prin intermediul sistemului CCTV respectiv pot aduce atingere vieții private a persoanelor vizate care accesează Clinica de medicină integrativă, acestea au dreptul de intervenție asupra propriilor date, în afară de cazul în care faptele sau acțiunile surprinse de sistem contravin legii sau a Regulamentului Intern al Operatorului.
4. Revizuiri periodice: O revizuire periodică va fi întreprinsă anual de către structurile responsabile cu asigurarea securităţii şi va reanaliza:
   1. necesitatea menţinerii în uz a sistemelor;
   2. îndeplinirea scopurilor declarate;
   3. posibile alternative adecvate la sistemele CCTV;
   4. dacă prezenta Politică respectă în continuare prevederile Regulamentului (UE) 2016/679, adică dacă este de actualitate.

IV. ZONELE SUPRAVEGHEATE

• Prin intermediul sistemelor CCTV se supraveghează, după caz:
  • Căile de acces în Clinică;
  • Recepția Clinicii de medicină integrativă;
• Dispozitivele de înregistrare sunt amplasate în spaţii securizate, asigurate şi încuiate corespunzător, în scopul eliminării pe cât posibil a posibilităţilor de sustragere a suporturilor de stocare.
• Nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al aşteptărilor privind viaţa privată, cum ar fi toaletele, vestiare, etc.
• În mod excepţional, în cazul unor necesităţi în materie de securitate sau care țin de managementul esențial al Operatorului, justificate în mod corespunzător, se pot instala camere video în astfel de locuri, cu excepția locațiilor care presupun dezvăluirea unor intimități, însă numai după efectuarea unei Evaluări de Impact asupra riscului şi după informarea Responsabilului cu protecția datelor (DPO) sau, după caz, a ANSPDCP.

1. Scopul supravegherii prin mijloace video:
   1. Prin intermediul sistemului CCTV se supraveghează accesul în incinta Clinicii de medicină integrativă administrată de Operator și spațiul destinat Recepției, și se asigură atât siguranța, securitatea și integritatea persoanelor vizate, cât și a bunurilor aflate în interiorul obiectivului supravegheat video.
   2. Scopul principal al sistemului de supraveghere video este de a descuraja, a detecta, a documenta, a împiedica sau întârzia orice încercare de pătrundere neautorizată în obiectiv sau în zona protejată.
   3. În plus, sistemul de supraveghere video ajută la prevenirea, detectarea şi documentarea posibilelor furturi de echipamente, bunuri deţinute de Operator și/sau la prevenirea, detectarea şi investigarea riscurilor şi ameninţărilor la adresa personalului angajat care îşi desfăşoară activitatea la locaţia supravegheată.
2. Limitarea scopului:
   1. Sistemul de supraveghere video nu este utilizat în alte scopuri decât cele precizate la punctul anterior. Cu toate acestea, dacă se ivește o posibilă cauză legată de un litigiu de dreptul muncii, înregistrările din DVR/         NVR, preluate în conformitate cu prevederile legale, pot fi utilizate pentru aflarea și stabilirea adevărului.
   2. De asemenea, sistemul poate fi un mijloc de investigare sau de obţinere a unor informaţii pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, în special în situaţiile în care se produce un incident de securitate fizică sau se observă un comportament infracţional (în caz de infracționalitate, înregistrările care pot ajuta la aflarea și stabilirea adevărului vor fi transferate organelor de cercetare penală, cu respectarea prevederilor legale specifice în acest sens).
3. Categorii speciale de date:
   1. În general, sistemul CCTV instalat capta (de exemplu, prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucra imagini (de exemplu, prin indexare sau creare de profiluri) care să dezvăluie „categorii speciale de date” (ex.: dezvăluirea stării de sănătate a unei persoane).
4. Descrierea şi specificaţiile tehnice ale sistemelor:
   1. În mod convenţional, sistemul de supraveghere video instalat este unul static. Are ca funcţie înregistrarea imaginilor şi este echipat cu senzori de mişcare. Sistemul poate înregistra orice mişcare detectată de camerele instalate în perimetrul supravegheat, alături de dată, oră şi locaţie.
   2. Toate camerele sunt funcţionale 24 de ore, 7 zile pe săptămână.
   3. Calitatea imaginilor captate poate permite recunoaşterea celor care trec prin zona de acţiune a camerelor. Personalul special instruit trebuie să respecte setările de confidențialitate și drepturile de acces.
   4. Nu există inter-conexiune cu alte sisteme de supraveghere şi nu se înregistrează audio.
   5. Accesul în spațiul unde se află echipamentele de înregistrare și stocare ale sistemului de supraveghere video este strict limitat la personalul anume desemnat de către conducerea Operatorului.
5. Beneficiile sistemelor de supraveghere:
   1. Creşterea controlului și a securității în zonele/spațiile supravegheate;
   2. Restricţionarea accesului persoanelor străine neautorizate (în afara programului de lucru al Clinicii de medicină integrativă);
   3. Eliminarea pierderilor cauzate de posibile evenimente neprevăzute și/sau identificarea celor care au dus la astfel de pierderi;
   4. Realizarea interesului legitim al companiei QUANTICA 720 LIFETECH SRL, de protejare a imaginii sale precum și de documentare a oricăror aspecte care ar fi imposibil de documentat într-un mod diferit.

VII. PROTEJAREA VIEŢII PRIVATE ŞI SECURITATEA INFORMAŢIILOR

Pentru a proteja securitatea sistemului video şi pentru a spori gradul de protecţie a vieţii private, au fost implementate următoarele măsuri tehnice şi organizatorice:

1. echipamentele de stocare a imaginilor înregistrate (serverele pe care se stochează imaginile înregistrate) se află în spaţiu securizat, protejat de măsuri de securitate mecanico-fizice;
2. dreptul de acces se acordă utilizatorilor pe baza principiului „nevoii de a cunoaşte”, și doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuţiilor de servici;
3. doar conducerea Operatorului, la recomandările persoanei desemnate cu administrarea sistemului, are dreptul de a acorda, modifica sau retrage dreptul de acces al unui utilizator, conform principiului „nevoii de a cunoaște”;
4. administratorul de sistem ține în permanenţă o listă actualizată a tuturor persoanelor care au drept de acces la sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului și nivelului de acces;
5. persoanele externe abilitate cu mentenanța sistemului CCTV (atunci când este cazul) vor semna un acord de confidențialitate;
6. Responsabilul cu protecția datelor (DPO) din cadrul QUANTICA 720 LIFETECH SRL va fi consultat înainte de achiziţionarea sau instalarea oricărui nou sistem/element de supraveghere video;
7. Periodic, are loc o verificare a accesului în sistemul informatic și o analiză documentată în raport cu legalitatea accesărilor.

1. Drepturi de acces:
   1. Accesul la imaginile stocate și/sau la arhitectura tehnică a sistemelor de supraveghere video este limitat la un număr redus de persoane și este determinat prin atribuțiile specificate prin Fișa Postului (în ce scop și ce tip de acces), în baza Deciziei conducerii Operatorului.
   3. În ceea ce privește principiul necesității de a cunoaște, accesul la informațiile clasificate se acordă, în mod individual, numai persoanelor care, pentru îndeplinirea îndatoririlor de serviciu, trebuie să lucreze cu astfel de informații sau să aibă acces la acestea.
   5. QUANTICA 720 LIFETECH SRL impune limite cu privire la personalul care are dreptul să vizioneze materialul înregistrat în timp real. Scopul vizionării în timp real este exclusiv pentru paza și protecția angajaților care accesează spațiile/locațiile Clinicii de medicină integrativă. Orice altă vizionare în timp real se realizează pe bază de drept de acces și cu consemnarea prelucrării într-un Registru al evidenței accesărilor.
   7. Vizionarea imaginilor este accesibilă personalului anume desemnat de către conducerea Operatorului.
   8. Vizionarea imaginilor înregistrate în DVR/NVR se va face în cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevăzute expres de lege și incidentele de securitate, de către personalul special abilitat în acest sens.
   10. Copierea, descărcarea, ștergerea, diseminarea sau modificarea oricărui material înregistrat este interzis cu excepția situațiilor în care conducerea Operatorului își manifestă acordul în acest sens, iar persoana vizată în cauză este informată în prealabil, cu excepția cazurilor anume prevăzute de lege.
2. Instructaj:
   1. Toţi membrii personalului cu drepturi de acces beneficiază de o instruire iniţială specifică în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal.
   2. Această procedură va fi integrată în programul de instruire şi îndrumare pentru toţi utilizatorii cu drept de acces şi atribuţii în operarea sistemelor de supraveghere video.
   3. Administratorul sistemului de supraveghere video se va asigura că întregul personal implicat în operarea acestuia, este instruit şi informat cu privire la toate aspectele funcţionale, operaţionale şi administrative ale acestuia.
3. Dezvăluirea datelor cu caracter personal:
   1. Orice activitate de dezvăluire a datelor personale către terţi va fi documentată şi supusă unei analize riguroase privind pe de-o parte necesitatea comunicării şi, pe de altă parte, compatibilitatea dintre scopul în care se cere a se face comunicarea şi scopul în care aceste date au fost prelucrate iniţial.
   2. În aceste cazuri va fi consultat Responsabilul cu protecția datelor (DPO). Orice situaţie de dezvăluire va fi consemnată de administratorul sistemului într-un Registru de Evidenţă.
   3. QUANTICA 720 LIFETECH SRL are obligaţia punerii la dispoziţia organelor de cercetare, la solicitarea scrisă a acestora, a înregistrărilor video în care este surprinsă posibila săvârşire a unor fapte ce contravin legii. În urma dezvăluirii și în cazul în care legea nu prevede altfel, Operatorul va informa persoana vizată cu privire la destinația și destinatarii înregistrărilor video care o privesc.
   4. În cazuri excepţionale, dar cu respectarea garanţiilor descrise mai sus, se poate acorda acces la înregistrările din DVR/NVRi Comisiei Disciplinare, în cadrul unei anchete disciplinare, cu condiţia ca informaţiile să fie concludente la investigarea unei abateri disciplinare de natură să prejudicieze drepturile şi libertăţile unei persoane sau interesele legitime ale Operatorului.
   5. Orice încălcare a securităţii în ceea ce priveşte sistemul de supraveghere video este indicată în Registrul de Incidente de Securitate, iar Responsabilul cu protecția datelor (DPO) din cadrul QUANTICA 720 LIFETECH SRL este informat în legătură cu acest lucru cât mai repede posibil.

IX. TERMEN DE STOCARE

• Termenul de stocare a înregistrărilor din DVR/NVR este proporţional cu scopul pentru care se utilizează sistemul CCTV. Imaginile sunt stocate pentru o perioadă de maxim 30 zile, după care se şterg prin procedură automată în ordinea în care au fost înregistrate.
• În cazul producerii unui incident de securitate sau a unei investigații a organului de cercetare penală, durata de stocare a înregistrărilor relevante poate excede limita normală în funcţie de timpul necesar investigării.
• Stocarea prin păstrare a datelor și imaginilor este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic.

• DVR/NVR-ul este securizat cu parolă de administrator și metode de incriptare automată a informațiilor, precum și alte sisteme clasice de securitate (ex.: blocarea la introducerea unei parole greșite). Acestea sunt verificate fizic anual, la inspecția tehnică periodică.
• Schimbarea periodică a parolelor de acces la sistemul de supraveghere:
  • În situația în care o persoană primește dreptul de acces la DVR/NVR, acesteia îi va fi creat un profil de utilizator pe care îl va putea accesa doar personal, cu ajutorul căruia se va putea autentifica pentru a vizualiza înregistrările.
  • Atunci când persoanei respective îi va fi restricționat accesul la înregistrările respective (de exemplu, în situația în care nu va mai fi angajatul QUANTICA 720 LIFETECH SRL), profilul de utilizator va fi șters.
  • Astfel, prin metoda menționată anterior, persoana nu va mai avea acces niciodată la parola de administrator prin care sunt gestionate camerele de supraveghere video.

XI. DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

1. QUANTICA 720 LIFETECH SRL garantează respectarea drepturilor ce revin persoanelor vizate conform Regulamentului (UE) 2016/679 și a legislației naționale în vigoare.
   1. Informarea persoanelor vizate:
      1. Informarea primară a persoanelor vizate la nivelul Clinicii de medicină integrativă se realizează în mod clar, constant și permanent prin intermediul unui semn adecvat, de tipul unei pictograme, având o vizibilitate adecvată şi o localizare strategică a zonei supravegheate, astfel încât să semnaleze existenţa camerelor de supraveghere, dar şi pentru a comunica informaţiile esenţiale în conformitate cu Art. 14 din Regulamentul (UE) 2016/679.
      2. Persoanele vizate sunt atenţionate asupra existenţei sistemelor de supraveghere video şi a Operatorului prin Nota de informare corespunzătoare, care cuprinde scopul prelucrării şi identifică QUANTICA 720 LIFETECH SRL ca Operator de date cu caracter personal.
      3. Responsabilul cu protecția datelor (DPO) va asigura actualizarea informărilor, astfel încât acestea să fie corespunzătoare realității existente.
   2. Exercitarea drepturilor de acces, intervenţie şi opoziţie:
      1. Pe întreaga perioadă de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc și care sunt în posesia QUANTICA 720 LIFETECH SRL, de a solicita intervenţia (ştergere/ actualizare/ rectificare/ anonimizare) sau de a se opune prelucrărilor, conform legii.
      2. Orice Cerere de exercitare a unui drept în baza Regulamentului (UE) 2016/679 ca urmare a utilizării sistemului de supraveghere video trebuie să fie adresată QUANTICA 720 LIFETECH SRL iar o copie a acesteia transmisă Responsabilului cu protecția datelor (DPO).
      3. Răspunsul la solicitarea de acces, intervenţie sau opoziţie se oferă în termen de maxim 30 de zile, iar în cazul în care nu se poate respecta acest termen, persoana vizată va fi informată asupra motivului de amânare a răspunsului, de asemenea i se va comunica şi procedura care se va avea în vedere pentru soluţionarea cererii.
      4. Înregistrările furnizate în baza Cererii de acces vor fi clare, în măsura posibilităţii, cu condiţia de a nu fi prejudiciate drepturile terţilor (persoana vizată va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoane care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel încât să nu fie posibilă recunoaşterea și/sau identificarea lor).
      5. În cazul unei asemenea solicitări, persoana vizată este obligată să se identifice dincolo de orice suspiciune (să prezinte actul de identitate când participă la vizionare), să menţioneze data, ora, locaţia şi împrejurările în care a fost înregistrată de sistemul CCTV.
      6. Există posibilitatea refuzării dreptului de acces în situaţia în care se aplică excepţiile prevăzute de lege.
      7. Necesitatea de a restricţiona accesul se poate impune şi în cazul în care există obligaţia de a proteja drepturile şi libertăţile unor terţe persoane, de exemplu dacă în imagini apar şi alte persoane şi nu există posibilitatea de a obţine consimţământul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale nerelevante.